Datenschutzerklärung

1 Verantwortliche

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:

Hochschule Heilbronn
Max-Planck-Straße 39
74281 Heilbronn
Deutschland

Die Hochschule Heilbronn wird gesetzlich vertreten durch den Rektor, Herrn Prof.-Dr. Ing. Oliver Lenzen.

Tel.: 07131 / 504-0
E-Mail: [email protected]
Website: www.hs-heilbronn.de

2 Datenschutzbeauftragter

Wir haben an unserer Hochschule einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Vertrauliche Anliegen zum Datenschutz können Sie gerne direkt an diesen richten:

Deutsche Datenschutzkanzlei
Maximilian Musch
Richard-Wagner-Str. 2
88094 Oberteuringen
Deutschland
Tel: +49 (0) 7542 / 949 21 02
E-Mail: [email protected]

Internes Datenschutzbüro:
Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen ebenfalls das interne Datenschutzbüro der Hochschule Heilbronn zur Verfügung: [email protected]

3 Ziele, Zwecke und Beschreibung der Verarbeitung

Unsere Online-Plattform verfolgt eine transparente und verantwortungsvolle Datenverarbeitung, die den Schutz der Privatsphäre und die Einhaltung geltender Datenschutzbestimmungen gewährleistet. Im Folgenden werden die Ziele, Zwecke und die Beschreibung der Verarbeitung von Nutzerdaten detailliert dargelegt:

Ziele der Datenverarbeitung:

1. Accounterstellung für die Nutzung der Plattform: Der Account ist erforderlich, um sich in die Plattform einzuloggen und auf die verschiedenen Funktionen und Dienste zuzugreifen. Die Registrierung ist freiwillig und ermöglicht es den Nutzern, ihre Projekte oder Ideen zu verwalten und mit anderen Nutzern zu interagieren.
2. Passwort vergessen: Nutzer haben die Möglichkeit, ihr Passwort zurückzusetzen, falls sie es vergessen haben. Über eine entsprechende Funktion können sie eine E-Mail zur Passwortwiederherstellung anfordern.
3. Erstellen von Projekten oder Ideen: Nutzer können ihre Projekte oder Ideen auf der Plattform hochladen und veröffentlichen – seien es Projekte aus ihrem privaten Umfeld oder Ideen, die sie im Studium entwickelt haben. Diese Funktion ermöglicht es den Nutzern, ihre Kreativität zu präsentieren und Feedback von der Community zu erhalten.
4. Anschauen von Ideen oder Projekten und Erstellen von Kommentaren: Die Plattform bietet den Nutzern die Möglichkeit, Projekte oder Ideen anderer Nutzer anzusehen und Kommentare zu hinterlassen. Dies fördert den interaktiven Austausch und ermöglicht es den Nutzern, sich gegenseitig zu unterstützen und zu inspirieren.
5. Hochladen verschiedener Materialien zu Projekten oder Ideen: Nutzer können zu ihren Projekten oder Ideen verschiedene Materialien hochladen, wie z. B. Word- oder PDF-Dokumente. Dadurch können sie zusätzliche Informationen bereitstellen und ihre Projekte oder Ideen umfassender präsentieren.
6. Kommunikation zwischen Nutzern über Kommentarfunktionen: Die Plattform bietet Kommentarfunktionen, über die Nutzer miteinander kommunizieren können. Dies ermöglicht es den Nutzern, Feedback zu geben, Fragen zu stellen und sich über ihre Projekte oder Ideen auszutauschen.
7. Empfehlungssystem für interessante Ideen, Projekte oder Personen: Über ein Empfehlungssystem werden den Nutzern interessante Ideen, Projekte oder Personen vorgeschlagen. Diese Empfehlungen basieren auf der Historie des Nutzers sowie den Tags, die im Registrierungsprozess angegeben wurden. Dadurch erhalten die Nutzer personalisierte Vorschläge, die ihren Interessen und Vorlieben entsprechen.

Beschreibung der Datenverarbeitung:
Die Datenverarbeitung umfasst die Sammlung, Speicherung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz. Zu den verarbeiteten Daten gehören u. a. folgende Benutzerinformationen wie Name, E-Mail-Adresse, Profilbild sowie Informationen zu erstellten Projekten oder abgegebenen Kommentaren (siehe Punkt 4 Datenkategorien).
Die erhobenen Daten werden ausschließlich für die oben genannten Zwecke verwendet und nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung dieser Zwecke erforderlich ist. Es werden angemessene Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten und unbefugten Zugriff, Nutzung oder Offenlegung zu verhindern.

4 Datenkategorien

Nachstehend informieren wir Sie über die Art der Daten und Datenkategorien, welche im Zusammenhang mit der IdeaLize-Plattform verarbeitet werden:

Erhoben und verarbeitet werden im Rahmen der Registrierung und Nutzung der IdeaLize-Plattform folgende allgemeinen personenbezogene Daten:

• Stammdaten
  • Name, Vorname
  • Eingeschriebener Studiengang
  • Nutzername
  • Passwort (verschlüsselt abgespeichert)
• Kontaktdaten
  • E-Mail-Adresse
• Bewegungsdaten
  • Profilbild
  • Interessen (für automatisierte Vorschläge zu Ideen/Projekten und Personen)
  • Kommentare
• IP-Adresse (Aktuell geplant, dass nur Nutzer*innen aus Deutschland sich für IdeaLize registrieren können)
• Projektdaten
  • Titel
  • Beschreibung
  • Ggf. zugehöriger Kurs, in dem das Projekt bzw. die Idee erstellt wurde
  • Ggf. Links und Dateien, die dem Projekt von den Nutzer*innen hinzugefügt wurden (dies können z. B. Bilder, PDF-, Word- oder Videodateien etc. sein)

Es werden keine besonders schützenswerten personenbezogenen Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet.

5 Quellen der Datenerhebung

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Rahmen der Nutzung und Anmeldung an der IdeaLize-Plattform bereitstellen.

6 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Bereitstellung der Online-Plattform ist das öffentliche Interesse bzw. die Aufgabe der Hochschule Heilbronn nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. §§ 2, 12 LHG. Die Verarbeitung erfolgt auch im Rahmen der Bereitstellung der Plattform gegenüber den Betroffenen für deren Zwecke und somit auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7 Weitere Datenschutzinformationen

7.1 Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (Profiling)

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO ein.
Sofern wir ein solches Verfahren künftig in Einzelfällen einsetzen möchten, werden wir hierüber gesondert informieren.

Kommentar: Über ein Empfehlungssystem werden anhand der im Registrierungsprozess eingegebenen Interessen Vorschläge zu passenden Projekten/Ideen oder Personen bereitgestellt. (In Zukunft wird noch folgendes integriert: Über angesehene oder gemerkte Projekte wird auf Basis dieser Daten ebenfalls ein Vorschlag zu ähnlichen Projekten, Ideen oder Personen dem Nutzer zur Verfügung gestellt.)

7.2 Umfang der Pflichten, uns Daten bereitzustellen

Die Nutzung der IdeaLize-Plattform erfolgt freiwillig. Es besteht keine Pflicht, die Plattform zu nutzen.

7.3 Speicher- und Löschfristen

Grundsätzlich verarbeiten wir die Daten in den vorgenannten Verfahren so lange, wie dies zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist.

Standardlöschfristen nach Inaktivität:
Nach der Registrierung werden personenbezogene Daten wie Nutzerprofilinformationen automatisch gelöscht, wenn der Nutzer in seinem Account keine Aktionen (z. B. Login) innerhalb von 1 Jahr durchführt.
Der Nutzer erhält vor der automatischen Löschung eine Benachrichtigung und hat die Möglichkeit, durch eine einfache Aktivität (z. B. Login) die Löschfrist zu verlängern.

Löschung auf ausdrücklichen Nutzerwunsch:
Nutzer können jederzeit ihren Account und alle zugehörigen personenbezogenen Daten löschen lassen. Gelöschte Daten werden innerhalb von 4 Wochen unwiderruflich aus unseren Systemen entfernt.
Zusätzlich zur Löschung des Accounts hat der Nutzer die Möglichkeit, auch sämtliche von ihm erstellten Inhalte, wie Projekte, Ideen oder Beiträge, zu löschen. Durch diese Wahlmöglichkeit kann der Nutzer die Kontrolle über seine persönlichen Daten und Inhalte behalten und sicherstellen, dass keine seiner erstellten Inhalte auf der Plattform verbleiben, nachdem sein Account gelöscht wurde.
Gelöschte Inhalte werden innerhalb einer festgelegten Frist unwiderruflich aus unseren Systemen entfernt, um die Privatsphäre und Datenschutzrechte des Nutzers zu gewährleisten.

Kommentar zu Urheberrechtliche Bestätigung und Haftungsausschluss:
Der Nutzer hat bei der Anmeldung auf der IdeaLize-Plattform sowie beim Hochladen von Dateien bestätigt, dass er die Urheberrechte an den hochgeladenen Inhalten besitzt oder über die erforderlichen Rechte verfügt, um sie auf der Plattform zu nutzen. Der Inhaber der Plattform übernimmt keine Haftung für Verstöße gegen das Urheberrecht seitens der Nutzer. Es liegt in der Verantwortung der Nutzer, sicherzustellen, dass sie über die erforderlichen Rechte an den von ihnen hochgeladenen Inhalten verfügen.

8 Empfänger der Daten

In unserer Hochschule erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Pflichten oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung benötigen.
Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt ausschließlich im Rahmen des Hostings der Plattform bei Hetzner. Die Daten werden im Rahmen der zwischen der Hochschule Heilbronn und Hetzner bestehenden Auftragsverarbeitung ausschließlich auf Weisung der Hochschule verarbeitet und für keine anderen Zwecke genutzt. Zwischen den Parteien wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach den Vorgaben des Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Zudem kommen adäquate Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten nach Art. 32 DSGVO zur Anwendung. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht.
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (sogenannte Drittländer) findet ebenfalls nicht statt.

9 Ihre Rechte

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend machen. Ihre Anträge über die Ausübung Ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich oder per E-Mail an die oben angegebene Anschrift adressiert werden.

• Sie haben das Recht, von uns Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten nach den Regeln von Art. 15 DSGVO (ggf. mit Einschränkungen nach § 9 LDSG) zu erhalten.
• Auf Ihren Antrag hin werden wir die über Sie gespeicherten Daten nach Art. 16 DSGVO berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.
• Wenn Sie es wünschen, werden wir Ihre Daten nach den Grundsätzen von Art. 17 DSGVO löschen, sofern andere gesetzliche Regelungen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Einschränkungen nach § 10 LDSG) oder ein überwiegendes Interesse unsererseits (z. B. zur Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche) dem nicht entgegenstehen.
• Unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken.
• Ferner können Sie gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einlegen, aufgrund dessen wir die Verarbeitung Ihrer Daten beenden. Dieses Widerspruchsrecht gilt nur bei Vorliegen besonderer Umstände Ihrer persönlichen Situation, wobei Rechte unseres Hauses Ihrem Widerspruchsrecht ggf. entgegenstehen können.
• Auch haben Sie das Recht, Ihre Daten unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder sie einem Dritten zu übermitteln.
• Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Ferner steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).
Die zuständige Aufsichtsbehörde im Land Baden-Württemberg:
Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
E-Mail: [email protected]
Internet: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de